Intranet Information Architecture nasce in seguito alla pubblicazione del libro di Giacomo Mason nel 2018.

L’aggiornamento del 28 Gennaio 2023 vuole approfondire il tema sulla disciplina, mentre in fondo si trova la presentazione del libro introdotto dal racconto di una esperienza personale.

Se ti trovi su questa pagina stai cercando cosa vuol dire intranet, cos’è la intranet information architecture, o cosa si intende per intranet architecture design, intranet architecture, magari vuoi saper chi è giacomo mason, come funziona un motore di ricerca per intranet, come fare intranet information, quali sono i metodi della intranet ux design, intranet ia, cosa sia l’information architecture, se è davvero l’era intranet, oppure più semplicemente stai cercando l’intranet della tua azienda.

Spero di poter rispondere a queste domande. Qui trovi un assaggio per capire. E se hai domande, commenta e troveremo insieme una risposta.

Cosa è una intranet?

Un’intranet è una rete informatica privata e interna a un’organizzazione, come un’azienda o un’istituzione, che utilizza gli stessi protocolli di comunicazione e tecnologie di internet, ma limitata all’accesso da parte dei soli dipendenti, partner e fornitori autorizzati dell’organizzazione stessa.

In altre parole, un’intranet è una rete locale che offre una vasta gamma di servizi e applicazioni web-based, come la gestione dei documenti, la messaggistica istantanea, la posta elettronica, la collaborazione su progetti, l’organizzazione dei calendari, la condivisione di risorse e altre funzionalità.

L’accesso all’intranet può essere protetto da password, autorizzazioni specifiche e altre misure di sicurezza, per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere alle informazioni e ai servizi disponibili all’interno della rete. L’obiettivo principale di un’intranet è quello di migliorare l’efficienza e la produttività dell’organizzazione, fornendo un ambiente sicuro e controllato per lo scambio di informazioni e la collaborazione tra i dipendenti.

Intranet Information Architecture: Guida alla progettazione di una struttura efficace per la gestione delle informazioni interne

L’architettura dell’informazione (IA) è principalmente una scienza con un pizzico di arte. Per quanto riguarda l’intranet, l’IA si rappresentata come una mappa del sito o come un organigramma delle principali informazioni o categorie di contenuti (genitori) e le sottocategorie (figlie) e come si relazionano tra loro.

Architettura dell’informazione: una definizione

L’architettura dell’informazione (IA) è generalmente definita come la struttura del contenuto di un sito web o intranet, o la struttura di come il contenuto è classificato ed etichettato in relazione ad altri contenuti.

In breve, IA è l’arte e la scienza di strutturare, etichettare e categorizzare i contenuti.

La definizione formale offerta dall’Information Architecture Institute è:
• La progettazione strutturale di ambienti informativi condivisi.
• L’arte e la scienza di organizzare ed etichettare siti web, intranet, comunità online e software per supportare la reperibilità e l’usabilità.
• Una comunità di pratica emergente incentrata sul portare i principi del design e architettura al paesaggio digitale.

L’obiettivo finale del gestore, dell’architetto e/o del consulente della intranet è quello di creare una IA “intuitiva” con
categorie di informazioni e percorsi di navigazione intuitivi o facilmente comprensibili a colpo d’occhio.

Naturalmente la sfida principale di qualsiasi architetto dell’informazione è che ciò che è intuitivo per una persona non lo è sempre intuitivo per un altro. In altre parole, non è possibile prendere in prestito o replicare una intranet pluripremiata da qualche altra organizzazione: non funzionerà.

Se vuoi approfondire cos’è l’architettura dell’informazione leggi la pagina dedicata all’ architettura dell’informazione di questo sito.

Regole di semplicità

In primo luogo, non esistono due organizzazioni uguali. Nonostante diversi settori e servizi, ciascuna organizzazione (anche di concorrenti estremamente correlati) possono differire notevolmente in modi molto significativi.

Le diversità si possono basare, per esempio, in diversi elementi:

• Priorità aziendali
• Valori aziendali
• Gestione
• Cultura
• Località geografiche
• Esperienze di vita e preferenze personali
• Percorso di carriera e sviluppo

Tutti questi fattori e molti altri (comprese dozzine e forse centinaia di sottofattori), influenzano la definizione di “intuitivo” per un singolo dipendente. Pertanto applicare etichette e schemi da una società all’altra non ha assolutamente senso ed è, in linea di principio, sconsiderata.

Categorie principali

Un’efficace valutazione d’impatto inizia con lo sviluppo di categorie principali generali: le categorie principali o
caselle in cui tutto il contenuto è inserito (o classificato).

In una intranet genericamente le categorie potrebbero includere:

• Chi siamo
• Notizia
• Risorse umane
• Prodotti e servizi
• Moduli e strumenti
• Manuali e politiche

Altre categorie principali comuni (rilevanti per alcune organizzazioni ma non per altre) includono:

• Assistenza clienti
• Carriera / Formazione
• Ruoli
• Librerie

La chiave per creare categorie genitore efficaci è sviluppare 6-8 categorie che possano ospitare comodamente tutti i contenuti intranet dell’azienda.

Ma in modo da renderle intuitive al dipendente medio. Qui sta la sfida: cos’è un dipendente medio? Spesso non c’è
n’è solouno, e l’esercizio di etichettare queste categorie è quello di trovare il minimo comune denominatore, o
l’unica etichetta che il maggior numero di persone capirà intuitivamente.

Anche se

“Puoi accontentare alcune persone per tutto il tempo e tutte le persone qualche volta, ma non tutte le persone per tutto il tempo.

Si noti inoltre che l’IA intranet non può essere semplicemente copiata dal sito Web di una azienda che non conosci. I dipendenti della propria azienda sono un pubblico di utenti molto diverso e molto più esigente. In effetti, la tipica intranet contiene 100 – 1000 volte il contenuto trovato sul sito Web e vi si accede molto più frequentemente del contenuto navigabile dalla versante esterno.

Qual è la differenza tra categorie e tag?

Categorie e tag sono “strumenti” importanti per un blog o un sito di notizie per aiutare i lettori a navigare ed orientarsi nella lettura.

Come al solito non ho nessuna pretesa di insegnare cosa fare e cosa non fare. Racconto quello che ho studiato e letto. E se i lettori voglio intervenire nei commenti per migliorare il contenuto sono sempre i benvenuti.

Web log d’altri tempi?

I primi “web log” online erano molto somiglianti a questo blog. Una lista di articoli, in ordine cronologico inverso dove si trova, in alto, l’ultimo articolo pubblicato.

In pratica si tratta di un diario dove trovi sull’ultima pagina quello che hai scritto di recente. Traslato sul web, e tanto più sul mobile, oggi, lungo la timeline.

Questa lettura però crea un problema. Questo modo di fruire le informazioni non sempre funziona. Presuppone che le persone seguano il blog settimanalmente e che riescano a seguire il flusso di idee dell’autore che non è sempre lineare. Dunque è necessario dare alle persone la possibilità di navigare in diversi modi, magari strutturando i contenuti.

Per fare questo ci sono categorie e tag.

Vantaggi SEO di categorie e tag

Grazie a categorie e tag si aiutano i lettori a navigare meglio. Ma si offrono opportunità di crescita al blog.

• Primo perché le persone trascorrono più tempo sul sito leggendo un filone di loro interesse.
• Secondo perché categorie e tag, essendo dei link interni, aiutano i motori di ricerca a trovare tutti i contenuti del sito e indicizzano facilmente tutte le pagine che rischierebbero di essere isolate e dunque non raggiungibili.

La denominazione di categorie e tag, poi, permette ai motori di ricerca di capire quali sono gli argomenti trattati dal sito web.

Qual è la differenza tra categorie e tag?

Categorie e tag funzionano come il sommario e l’indice di un libro e offrono molti vantaggi.

È difficile decidere se un determinato argomento debba essere un tag o una categoria e molti blog li usano allo stesso modo. Su questo blog, per esempio, dopo aver deciso a priori i miei temi principali, nel tempo ho aggiunto ed eliminato alcune categorie. Anche in base ai cambiamenti progettuali che nel tempo ho fatto.

Il blog come un libro

Per comprendere la differenza tra categorie e tag, è utile pensare al blog come ad un libro.

Le categorie funzionano come i capitoli di un libro organizzato in capitoli. Guardare il titolo di ogni capitolo darà una buona idea degli argomenti trattati nel libro e di come è organizzato.

Se l’autore o l’editore del libro volesse modificare, aggiungere o rimuovere capitoli, sarebbe un cambiamento strutturale piuttosto grande per il libro.

I tag funzionano più come l’indice del libro. Gli indici sono un elenco molto più lungo di argomenti più specifici menzionati nel libro. Se un argomento è nell’indice, è probabilmente trattato (anche se brevemente, forse) in più di un’area del libro. L’indice di un libro è solitamente molto più lungo del sommario e l’aggiunta o la rimozione di un elemento non influisce sulla struttura del libro.

Come utilizzo categorie e tag

Una volta compreso a cosa servono categorie e tag sarà più facile utilizzarli al meglio.

Categorie: cosa fare e cosa non fare

Intanto è necessario pensare agli argomenti trattati dal blog e poi come le persone fruiscono dei contenuti.

Come dicevo, su questo blog ho cancellato ed aggiunto categorie, nel tempo. E non è una gran bella idea o qualcosa che faccio con i miei clienti. Personalmente uso questo spazio come spazio di studio e sperimentazione, per cui poco importa se perdo posizioni, ma magari per una azienda l’operazione potrebbe costare troppo.

Dunque se si hanno dubbi meglio partire da categorie certe e immodificabili.

Architettura dell’informazione

Il sito web o il blog rchiede una struttura determinata dall’architettura dell’informazione. Quindi ad una categoria può corrispondere una sotto categoria per organizzare argomenti più complicati e gerarchici.

È bene utilizzare i nomi di categoria chiari e descrittivi ed evitare nomi astrusi o troppo tecnici. Un visitatore che non è mai stato sul blog dovrebbe avere un’idea chiara del tipo di post che troverà facendo clic sui nomi delle categorie.

Tag come indice del blog

Se è consigliabile usare poche e chiare categorie, si può essere più liberi con i tag. Un tag potrebbe descrivere solo una sezione di un articolo. Se può essere applicato a più di un post crea un tag per esso.

Lo scopo resta sempre quello di collegare insieme post simili e aiutare i lettori a navigare nel sito.

Le mie categorie

Trovare le categorie migliori per il proprio progetto, dicevo, non è facile. Come spesso accade, quando si è troppo coinvolti nel proprio progetto, non sempre si riesce a dirimere certe matasse.

Ci vuole avere un occhio esterno. Se hai bisogno di aiuto fatti sentire e vediamo cosa poter fare.

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Card Sorting

Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni cercano di riprogettare la propria intranet quando diventa obsoleta, difficile da aggiornare, da navigare e ingombrante da usare.

Spesso il problema principale è la struttura e la qualità dei contenuti.

Mentre la portata di questi progetti cambia nel tempo e da azienda ad aziende, sempre, una costante è la necessità di definire la corretta architettura informativa.

L’Intranet Information Architecture definisce essenzialmente la “mappa del sito” dell’intranet: il diagramma di flusso schematico o gerarchia del sito, ed è il fondamento dell’usabilità di un sito.

Un’architettura dell’informazione efficace deve classificare l’ampiezza del contenuto e catalogarlo in un certo modo
che abbia un senso logico per le parti interessate.

In generale, quando il contenuto è organizzato in base alla descrizione delle azioni o degli eventi, gli utenti hanno un tempo più felice per trovare ciò che vogliono, permettendo loro di agire in modo veloce e tempestivo.

Per realizzare Intranet Information Architecture di successo, un esercizio di cart sorting è un passaggio fondamentale.

Ci sono molte varianti e diversi approcci al card sorting, ma l’obiettivo finale è garantire che il contenuto sia classificato con una logica.

Vantaggi di un Card Sorting per i progetti IA

Anche se sembra semplice, il card sorting può essere una tecnica molto potente: potresti imparare molto su come le persone pensano a categorie e concetti, come li descrivono e quali informazioni appartengono ad una particolare sezione o categoria.

Per i siti web e le intranet, l’uso più comune per il card sorting è aiutare a definire un alto livello dell’architettura dell’informazione (IA).

L’IA è in sostanza il sistema organizzativo per l’informazione che è rappresentato nel sito.

Quando mettiamo in atto la tecnica, i partecipanti si concentrano sul raggruppamento, l’organizzazione e
etichettatura di oggetti di uso comune, che per i siti web sono solitamente contenuti.

Per determinare vengono utilizzati tipi di carte che coinvolgono progetti di IA come le persone utilizzeranno le informazioni su una intranet o un sito Web, includendo il modo in cui si organizzano, etichettano e si raggruppano.

Questo può essere molto utile quando le informazioni devono essere organizzate in un modo intuitivo.

L’obiettivo è creare uno stato futuro per queste informazioni in modo che tutti nell’organizzazione possano trovarlo facilmente.

Usi comuni per il card sorting incentrato sull’IA

I seguenti scenari rappresentano alcuni usi comuni per il card sorting:

• È necessario definire le categorie di livello superiore per una intranet/sito web
• Quando è necessario rivedere singole sezioni dell’intranet
• Modi alternativi di strutturare le informazioni
• Identificazione di categorie potenziali per una base di conoscenza
• Creazione di uno schema di classificazione per un sistema di gestione dei documenti
• Determinare gruppi e sottogruppi di menu per un’applicazione del portale
• Identificazione delle fasi chiave e delle sottofasi di un processo
• Strutturazione delle linee guida

Quando si considera la struttura del contenuto per un’architettura dell’informazione intranet, lo scopo può anche
includere:

• Brainstorming di diversi approcci di categorizzazione
• Ottenere una migliore comprensione di come le persone pensano a un determinato argomento
• Capire quali categorie sono simili o complementari
• Documentare un elenco di parole usate dalle persone per descrivere gruppi di informazioni

In che modo il Card Sorting può fornire nuove prospettive

Quando si lavora alla progettazione di un grande portale intranet e conosci già molto bene il contenuto, può essere difficile sviluppare una nuova prospettiva e creare schemi organizzativi diversi, forse anche migliorati.

Un card sorting fatto bene può fornire chiarezza e aiutare a vedere il contenuto dal punto di vista di qualcuno che lo vede per la prima volta.

Il card sorting può anche aiutare squadre di colleghi che sono in conflitto e che non raggiungono un consenso unanime.

Per cui fornendo input utili da utenti reali, il card sorting può aiutare a decidere quale schema organizzativo è più appropriato per le esigenze dell’azienda.

Ordinamento delle carte – Tecniche di best practice

Passaggi chiave:

• Selezionare il metodo da applicare (aperto o chiuso, di persona o da remoto)
• Determinare il metodo di prova: manuale o software
• Sviluppare le carte e scegliere i contenuti
• Scegliere e invitare i partecipanti
• Eseguire l’ordinamento delle carte e registrare i dati
• Analizzare i risultati
• Usare i dati nel tuo progetto

Come scegliere gli articoli migliori da ordinare

Il tuo approccio al modo in cui identifichi le informazioni che desideri trasmettere in un card sorting è determinato dalle informazioni che vuoi cercare.

Questo risultato probabilmente specificherà la struttura e i modelli del risultato finale.

La navigazione di molti siti web e le intranet sono impostate intenzionalmente in questo modo. Questo perché le strutture gerarchiche sono un modo naturale per umani di interpretare e comprendere i modelli organizzativi formali.

Questi sono anche comunemente indicati come tassonomie.

Lezioni sul card sorting

Sebbene il card sorting sia diventata una best practice generalmente accettata, a volte è stato anche criticata
come ridondante o dispendiosa dai dirigenti. Anche perché, in pratica, si chiede ai dipendenti un parere proprio sull’organizzazione decisa dai dirigenti stessi. E conoscere questo parere potrebbe significare dover modificare decisioni che vengono dall’alto e già acquisite come le migliori possibili.

Ma tralasciando questa categoria di dirigenti…

Spesso i risultati di un card sorting vengono applicati a un nuovo design di intranet, senza una corretta analisi o verifica della navigazione. Purtroppo, in questi casi, l’esito dell’esercizio può creare una IA con gravi limitazioni.

Un rinnovato approccio alla ricerca rende necessarie tecniche di analisi e post-analisi molto attente.

1. Concentrarsi solo sull’IA
2. Promuovi il dialogo
3. Sfida lo status quo e non accettare la scusa, “questo è il modo in cui lo facciamo sempre”.
4. Non esiste una singola soluzione
5. Coinvolgi un esperto esterno all’organizzazione

Insegnamenti chiave

1. Vocabolario semplice
2. Mostrare il “quadro generale”
3. Sii chiaro

Articolo originale del 8 ottobre 2018

“Intranet Information Architecture. Progettare l’architettura informativa delle intranet di nuova generazione” è il titolo dell’ultimo libro di Giacomo Mason edito da UXUniversity. La stessa per cui terrò il corso Progettare Chatbot.

Non riesco a trovare nulla

Questa è la lamentela “intranet” della maggior parte dei dipendenti nella maggior parte delle organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni, dal settore e dalla posizione geografica. Nonostante l’efficacia del motore di ricerca l’architettura dell’informazione è spesso la priorità assoluta della maggior parte dei gestori di intranet quando intraprendono una riprogettazione.

L’architettura dell’informazione intranet (IA) è in parte scienza, in parte arte.

Per quanto riguarda l’intranet, l’IA è rappresentata al meglio da una mappa del sito o da un organigramma delle principali informazioni o categorie di contenuti (genitori) e delle sottocategorie (figlie) e dal modo in cui si relazionano tra loro.

La struttura del contenuto di un sito Web

L’architettura dell’informazione intranet è generalmente definita come la struttura del contenuto di un sito Web o intranet, per il modo in cui il contenuto è organizzato in relazione ad altri contenuti. In breve, l’IA è l’arte e la scienza di strutturare, etichettare e categorizzare i contenuti.

Eppure, la maggior parte delle intranet non riesce a comprendere il componente più critico di un’efficace architettura dell’informazione intranet: dovrebbero essere i dipendenti a costruire l’architettura dell’informazione. Questo non vuol dire che i dipendenti reali si occupino dell’architettura fisica, ma piuttosto devono essere coinvolti nel processo e coinvolti formalmente tramite interviste, test e smistamento delle carte.

Un esperto dovrebbe creare l’architettura dell’informazione finale, ma non senza prima conoscere e comprendere intimamente il modo di parlare delle persone, la lingua e le esigenze specifiche dei dipendenti.

L’obiettivo finale del gestore intranet, dell’architetto e/o del consulente è creare un’IA “intuitiva” con categorie di informazioni e percorsi di navigazione che siano intuitivi o facilmente comprensibili a colpo d’occhio. Naturalmente la sfida principale di qualsiasi architetto dell’informazione è che ciò che è intuitivo per una persona non è sempre intuitivo per un’altra. In altre parole, non è possibile prendere in prestito o replicare un’architettura informativa intranet pluripremiata da un’altra organizzazione: non funzionerà.

Tendenze dell’Intranet Information Architecture (IA)

Come ci dice l’nngruop

le intranet stanno migliorando la reperibilità e la rilevabilità delle informazioni organizzando i contenuti per attività, utilizzando menu per presentare contenuti approfonditi, offrendo indicazioni chiare per aiutare a orientare gli utenti e fornendo collegamenti a pagine e strumenti importanti.

Le intranet aziendali contengono un’enorme quantità di informazioni che devono essere facilmente accessibili.

Il miglioramento o addirittura la creazione di una architettura dell’informazione (IA) e l’utilizzo di elementi di navigazione appropriati sono essenziali per una intranet di successo e una buona esperienza utente.

Una digressione personale su Giacomo Mason

Prima di parlare del libro vorrei raccontare alcuni aneddoti personali, che in anni non sospetti, mi hanno fatto conoscere Giacomo Mason. Se non interessa, potete saltare a piè pari questo paragrafo e andare alle conclusioni che spiegano il perché reputo il libro uno strumento utile e assolutamente da acquistare.

Ma la digressione la devo fare. Perché devo a Giacomo Mason più di quanto lui stesso possa immaginare.

Giacomo Mason? Ma io lo conosco!?

Non ho mai incontrato Giacomo Mason di persona. Siamo in contatto sui social e la nostra professione ci lega. Forse ci siamo incrociati al WUD Rome 2016, ma non sono sicuro fosse lui. Fatto sta che ne sento parlare da quando mi sono avvicinato all’architettura dell’informazione. Ne ho sempre sentito parlare come un ottimo professionista, come specialista delle intranet ed ogni tanto vado a leggere il suo blog.

L’anno scorso, dopo il mio definitivo trasloco in Sicilia (trasloco composto in buona parte di libri) mi decido ad acquistare una nuova libreria e sistemare quanto raccolto nel decennio precedente.

Mi capita sotto mano uno dei primi libri che ho acquistato a Venezia nel 2008. Lo riprendo in mano con nostalgia. Perché è uno di quei libri che mi ha dato notevoli spunti; che se si fossero realizzati (a quei tempi) sarebbero stati spunti rivoluzionari. E forse la mia storia professionale sarebbe stata diversa.

Leggo il titolo. La nuova comunicazione interna. Reti, metafore, conversazioni, narrazioni”. Autori Paolo Artuso e Giacomo Mason. Aspetta! Chi? Giacomo Mason? Lo stesso Giacomo Mason che ho incontrato professionalmente anni e anni dopo? Si. Proprio lui. Vedi il caso?

Comunicazione interna

Quando iniziai ad occuparmi di Radio, l’allora prorettore alla comunicazione dell’Ateneo veneziano, il professor Umberto Collesei, voleva che mi occupassi delle notizie dell’Ateneo, facendo un lavoro di raccolta. Peccato che il mio direttore del Servizio Comunicazione la pensava in maniera completamente opposta. Ossia il mio direttore pensava che non si poteva andare in giro, bisognava restare seduti in ufficio, per rispondere, in qualsiasi momento, al telefono e ricevere da seduti tutte le comunicazioni. L’ufficio non doveva mai restare scoperto.

Da questo incrocio di vedute, nacque la necessità di avere una comunicazione interna adeguata ai tempi che stavano cambiando. Ed il prescelto fui io. Io che venivo da RCS MediaGroup e che avevo visto fare comunicazione interna in modo molto diverso rispetto a quanto non veniva fatto all’università.

Come mio solito, quando mi si affida un compito, iniziai il mio protocollo di formazione continua. Uscii da lavoro ed entrai nella prima libreria che incontrai. Cercai e tra gli scaffali c’era questo libro. Devo ammettere che, allora, non mi interessarono gli autori. Il titolo era talmente eloquente. Sembrava proprio scritto per me. “La nuova comunicazione interna“. Proprio quello che dovevo fare io.

Un modo nuovo di intendere la comunicazione interna

Il libro lasciò una profonda impronta nella mia idea di comunicazione. Ed è per questo che penso di essere stato per moltissimi anni un architetto dell’informazione inconsapevole. Tra l’altro il sottotitolo mi ha accompagnato nella mia formazione professionale, fino ad oggi, tra reti, conversazioni e narrazioni, appunto. Quel libro metteva al centro le persone; i veri protagonisti della comunicazione.

Dentro quel libro trovai tanti spunti. Veniva capovolto, già nel 2008, il punto di vista della comunicazione rispetto a quanto fatto fino ad allora. Se a quei tempi, infatti, la comunicazione interna era una comunicazione dall’alto verso il basso, Artuso e Mason proponevano una comunicazione che provenisse dal basso, che coinvolgesse i dipendenti.

Erano i primi anni dell’avvento di Facebook e già qualcuno intuiva i mutamenti che sarebbero arrivati. La partecipazione delle persone alla creazione di qualcosa era (ed è ancora) idea rivoluzionaria, in epoca dove la comunicazione era verticistica, proveniente tutta dall’alto e dai vertici di governo.

Raccolsi tutti gli elementi interessanti del libro e li sintetizzai in una relazione, che (spero di ritrovare) venne in seguito lasciata in silenzio. Perché la comunicazione interna che poi mi fecero fare, in pratica, era qualcosa che non si poteva chiamare degna di questo nome.

Newsletter come comunicazione interna

Di tutto il lavoro rivoluzionario che io proponevo (o meglio, che avevo estratto dal lavoro di Artuso e Mason) di fare, non se ne fece nulla. Allora non si poteva disturbare il reparto web, figurarsi se poi si poteva chiedere di rifare tutta la intranet.

Per questo motivo il tutto si ridusse nella compilazione di una newsletter che non aveva senso, che duplicava documenti più approfonditi, diceva cose che già tutti sapevano e dunque del tutto inutile.

In teoria, si trattava di una newsletter che raccontava, in sintesi, i punti discussi e approvati dal senato accademico. Sempre in teoria, l’ufficio organi collegiali mi avrebbe dovuto passare i suoi verbali, io li avrei riscritti in forma sintetica e potabile, ripuliti dei termini legali, inserirli sul web e poi li avrei inviati ai colleghi.

In modo semplice e immediato. La newsletter sarebbe dovuta essere inviata pochi giorni dopo l’assemblea del senato accademico.

Tra il dire e il fare ci sono di mezzo le persone

Peccato che non mi furono mai concessi, da nessuno, gli strumenti per fare bene il mio lavoro. Per esempio, non mi fu mai concesso di partecipare in prima persona al Senato accademico. La direttrice dell’ufficio organi collegiali mi passava una piccola parte dei verbali. Con estrema gentilezza, come era di suo carattere, teneva per se tutto ciò che era stato elemento di discussione e di acceso dibattito. Insomma veniva censurata preventivamente una buona parte delle cose interessanti, non secondo logiche comunicative, ma secondo logiche di preoccupazioni personali.

Così io ricevevo, quando andava bene, la metà dei verbali, e quindi la comunicazione veniva già pilotata dalle impressioni della direttrice. Ma non era finita.

Prima della pubblicazione ripassavo dalla censura dell’allora direttore amministrativo, che toglieva e aggiungeva a suo piacimento. Quando andava bene. Quando andava male chiedeva conto e ragione di ciò che mancava. E mi rimbalzava agli organi collegiali.

C’erano una volta i forum

Capitava poi, che i membri di opposizione scrivessero sui loro canali (allora c’erano attivi diversi forum) quelle notizie che avevano suscitato l’aspro dibattito di cui io non riuscivo a sapere nulla.

Il che, è chiaro, mi rendeva tutto tranne che uno che si occupava di comunicazione interna. Non solo per il processo farraginoso, ma anche perché la newsletter era del tutto inutile.

Alla fine del Senato accademico i presenti parlavano di ciò che era accaduto, non con me, né con il mio ufficio. Già la sera stessa le notizie più rilevanti erano bruciate. Se a questo si aggiunge che i verbali del senato accademico venivano resi pubblici, chi era interessato trovava lì tutte le notizie.

Cioè se sei interessato a quello che viene deciso dal Senato Accademico, non ti basta il sommario. A questa mia obiezione mi veniva risposto che quei verbali erano in pochi a leggerli, mentre la newsletter la leggevano tutti. Cosa assolutamente falsa. Perché sia la newsletter sia i verbali erano letti dalle stesse persone che anzi, a maggior ragione, si facevano un’idea negativa di quella che era intesa come comunicazione interna.

Da ufficio comunicazione ad ufficio propaganda

Ovviamente non avevo voce in capitolo, era poco meno di un anno che mi trovavo in quell’ufficio e per giunta precario. Al mio direttore andava bene così, alle catena di comando andava bene così. Peccato che tutti comprendevano che la comunicazione interna non funzionava. E l’esperimento si interruppe al primo cambio di comanda. Poi fu ripreso nuovamente dopo tempo. Qualcosa fu migliorato, ma il principio era sempre lo stesso.

Anzi, proprio per quell’idea di “ufficio propaganda” che ha continuato ad avere l’ufficio, su molti aspetti, proprio l’ufficio che avrebbe dovuto sapere tutto, restava fuori da molte comunicazioni interne.

E così è continuato ad essere per anni. Le cose sono cambiate? Non penso. La catena di creazione non funzionava perché le persone non erano state coinvolte. Ed è certo che ancora oggi non lo sono.

Intranet Information Architecture

Ma adesso veniamo al libro, intranet information architecture. Giacomo Mason dice che quella comunicazione verticistica e proveniente dall’alto, che non ascolta i dipendenti, è finita. Ed, in teoria, sarebbe dovuta finire già da almeno un decennio. Almeno da quanto Mason scrisse il precedente libro. Ma dal mio vissuto non sono per niente sicuro che sia del tutto finita.

Fosse solo per il fatto che fa troppo comodo una comunicazione verticistica. E che dare la parola ai dipendenti, quando non gli chiedi mai niente, risulta troppo pericoloso. I manager di oggi, grosso modo, sono gli stessi manager di dieci anni fa. Se ancora nel 2018 parliamo di cultura digitale come del futuro, significa che l’Italia ha ancora un bel po’ di strada da fare. E se non avevano la sensibilità di ascoltare dieci anni fa, dubito che abbiano cambiato modo di fare.

Lavorare con i dipendenti

Traggo un breve brano dal libro che conferma quanto appena da me raccontato e che vale l’acquisto del libro, intranet information architecture.

C’è stata un’epoca, fino a poco tempo fa, nella quale le decisioni sui nuovi servizi dell’azienda venivano prese in stanze lontane. Il design portato avanti da inarrivabili designer, le applicazioni sviluppate in segreti sottoscala senza che nessuno conoscesse lo stato dell’arte e gli avanzamenti. Un’epoca in cui progettare un servizio significava creare un piccolo gruppo di onniscienti specialisti che avrebbero detto la prima e l’ultima parola sul prodotto che poi gli altri, mai incontrati realmente (ma in nome dei quali il gruppo, a rigore, lavorava) avrebbero dovuto usare: E che poi in effetti usavano, e poi smettevano di usare, e poi mettevano da parte con un’alzata di spalle. Quell’epoca è finita.

Oggi, per progettare un servizio, un prodotto, un’applicazione, ma anche un menù di navigazione un insieme di etichette, si lavora c’è anche a fianco con le persone che poi useranno il servizio, l’applicazione, il menù di navigazione. Lavorare con le persone significa e coinvolgerli in modo organizzato (ovvero usando tecniche di design thinking) in vari momenti del processo di design: ascolto, progettazione, verifica di quello che è stato progettato.

Quell’epoca è finita?

Quell’epoca è davvero finita? A me non risulta, anche se sarei felice di essere smentito, che quell’epoca sia finita. Non credo che i reparti di sviluppo, almeno quelli al riparo con uno stipendio fisso, si siano adeguati alle nuove e moderne metodologie. Non credo che i manager illuminati si siano moltiplicati sul suolo italico.

Se un umanista della comunicazione sogna una intranet a disposizione dei propri colleghi, l’informatico pensa a tutto il lavoro aggiuntivo e alle ore di straordinario necessarie e non pagate.

Non penso che sia sempre fatto per partito preso. Almeno lo spero. L’informatico, per definizione, sta al di là del ponte. Lo è spesso fisicamente, sempre più, lo è mentalmente. Parla un linguaggio che solo lui ha imparato e non vuole aiutare altri a comprenderlo. Se a questo comprensibile modo di essere, si aggiunge che è meglio risparmiare tempo ed energie, sapete qual è il risultato.

Comunicazione VS Informatica

Non solo. A me risulta, che lo scontro tra comunicazione e informatica è sempre in continuo divenire. Senza soluzione di sorta. Chi ha pensato di unire i due uffici ha solo provocato tensioni e depressione nei dipendenti che si vedono altrove.

Anche lo sviluppo di un sito web istituzionale risponde spesso a logiche di organigramma. Quando va bene. Quando va male è sottoposto al “Mi piace o non mi piace” di chi comanda o del figlio di chi comanda. Lo spazio sul web corrisponde spesso allo spazio di potere del dirigente di riferimento. Molte parti dei siti vengono affidati ai dipendenti che devono seguire le logiche dello sviluppatore. Anche se quelle logiche sono opposte alle logiche lavorative.

I dipendenti spesso si interfacciano con architetture dell’informazione incomprensibili. Proprio perché sono il risultato di scelte verticistiche o di singoli. Proprio perché non si riesce a fare un lavoro di ricerca, di progettazione adeguato. Non si riesce a fare un lavoro di squadra.

Certo. Nel mondo questo modo di fare è finito. Ma parlando dell’Italia, mi viene da consigliare di usare il condizionale e che sarebbe meglio dire che quell’epoca sarebbe dovuta concludersi da molto tempo. Che oggi si dovrebbe progettare e sviluppare in maniera completamente diversa e opposta rispetto al passato: le intranet, come i siti web.

Perché acquistare Intranet Information Architecture

E dunque diventa fondamentale acquistare il libro di Giacomo Mason Intranet information architecture. Primo perché penso che l’epoca delle cattive pratiche in Italia non è finita. Anche se si è fatta molta strada in questi anni. Non mi troverei qui a divulgare una cultura della comunicazione e della progettazione ormai ovvia in quasi tutto il mondo. Secondo, lo deve comprare chi vuole comprendere i meccanismi della progettazione. Come si fa, come viene fatta dai professionisti.

La lettura del libro, dunque, è una lettura fondamentale. Per estrarre le buone pratiche. Cercare di creare, nel vostro inferno di azienda, piccoli e intensi spazi di paradiso. Potrete scorgere nel vostro quotidiano le cattive pratiche svolte da enti, agenzie, ancora vecchie dentro, e da colleghi non proprio umili ed educati.

Si tratta di seguire, passo passo, il lavoro di un professionista nella realizzazione di una intranet. E con esempi pratici e reali. Un libro utile. Per tutti. Per coloro che vogliono imparare da principio, così come per coloro che hanno già esperienza in aziende private o pubbliche. E magari, per ragioni varie, non hanno la possibilità di collaborare con un professionista di alto livello come Giacomo Mason. Leggere il libro significa mettersi al suo fianco e imparare.

Allora è e sarà una vera scoperta. Che consiglio a tutti di fare insieme a intranet information architecture.